Datenschutz­erklärung

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung erläutert Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit diesem Onlineangebot. Ziel ist eine möglichst datensparsame, verständliche und technisch zutreffende Beschreibung der tatsächlich eingesetzten Funktionen und Datenflüsse.

Allgemeine Hinweise

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die dazu genutzt werden können, Sie persönlich zu identifizieren. Detaillierte Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie bitte dieser vollständigen Datenschutzerklärung.

Erhebung Ihrer Daten

Personenbezogene Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie diese aktiv mitteilen (z.B. Kontaktformular). Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website erfasst (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Datenübermittlung an externe Stellen

Im Rahmen der Geschäftstätigkeit kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten an externe Stellen zu übermitteln — wenn die Weitergabe zur Erfüllung eines Vertrags notwendig ist, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht, wenn ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vorliegt, oder wenn eine andere rechtliche Grundlage die Datenübermittlung erlaubt.

Widerruf von Einwilligungen

Bestimmte Datenverarbeitungen können nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgen. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Datenverarbeitung bleibt unberührt. Eine erteilte Einwilligung für den Hinweis- bzw. Entscheidungsstatus zu Cookies können Sie jederzeit über den Link „Datenschutzeinstellungen“ im Footer der Website erneut aufrufen und zurücksetzen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Erfolgt die Verarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch einzulegen, sofern Sie Gründe haben, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Bei Widerspruch wird der Verantwortliche Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe nachgewiesen werden.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, bei Verstößen gegen die DSGVO eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. In NRW: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Ein Datenschutzbeauftragter ist gemäß Art. 37 DSGVO i.V.m. § 38 BDSG nicht zu benennen, da weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind und keine sonstigen Benennungstatbestände gemäß Art. 37 Abs. 1 lit. b oder c DSGVO (umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien oder systematische weitreichende Beobachtung) vorliegen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der DSGVO ist:

3. Auftragsverarbeiter

Die Zusammenarbeit erfolgt mit folgenden Kategorien von Auftragsverarbeitern, die im Auftrag Daten verarbeiten und vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (Art. 28 DSGVO):

• Hosting & Infrastruktur: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland (Webserver, Datenbank, E-Mail)
• CRM / Tabellensystem: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (Google Workspace / Sheets) — nach aktuellem Stand unter dem EU-US Data Privacy Framework gelistet
• Prozessautomatisierung: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA (Power Automate) — nach aktuellem Stand unter dem EU-US Data Privacy Framework gelistet
• CDN / Netzwerksicherheit: Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA — nach aktuellem Stand unter dem EU-US Data Privacy Framework gelistet
• KI-Dienste (interner Generator): Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (Google Gemini API) — nach aktuellem Stand unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) gelistet; ausschließlich anonyme Objektdaten, keine Personendaten (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Soweit rechtlich erforderlich, bestehen mit den eingesetzten Dienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Sofern Datenübermittlungen nicht im Rahmen einer Auftragsverarbeitung, sondern auf einer eigenständigen datenschutzrechtlichen Verantwortung des jeweiligen Anbieters erfolgen, wird dies in den betreffenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung gesondert erläutert.

4. Begriffsbestimmungen

Es werden vorrangig Begriffe verwendet, die in der DSGVO (Art. 4) definiert sind:

• Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person betreffen.
• Verarbeitung: Jede Handlung im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten — Erheben, Speichern, Übermitteln, Löschen u.a.
• Verantwortlicher: Die Person oder Stelle, die über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet.
• Auftragsverarbeiter: Eine Person oder Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
• Einwilligung: Jede freiwillig, für den bestimmten Fall, in informierter Weise abgegebene Willensbekundung.
• Endgerät: Elektronisches Gerät mit Internetzugang (Computer, Laptop, Tablet, Smartphone).

5. Hosting

Diese Website wird auf den Servern eines externen Dienstleisters gehostet. Die Datenverarbeitung durch den Hosting-Anbieter erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an stabiler und sicherer Website-Bereitstellung).

Hosting-Anbieter:
1&1 Ionos (IONOS SE)
Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur
ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/

Mit IONOS SE besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Rechtliche Grundlagen der Datenverarbeitung

Je nach Zweck der Datenverarbeitung kommen unterschiedliche Rechtsgrundlagen zur Anwendung:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Wahrung berechtigter Interessen
• § 25 TDDDG — Cookies und Zugriff auf Endgeräte-Informationen

7. Datenweitergabe an unsichere Drittstaaten

Falls auf dieser Website Tools von Unternehmen in datenschutzrechtlich unsicheren Drittstaaten eingesetzt werden, oder US-Tools ohne EU-US Data Privacy Framework (DPF)-Zertifizierung, können Ihre Daten in diese Staaten übertragen werden. Eine Datenübertragung in die USA ist nur dann zulässig, wenn der Empfänger nach dem DPF zertifiziert ist, über geeignete zusätzliche Garantien verfügt oder ein Ausnahmetatbestand nach Art. 49 DSGVO greift.

Soweit auf dieser Website US-Dienste eingesetzt werden, werden nach aktueller Prüfung vorrangig Anbieter genutzt, die unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) gelistet sind. Maßgeblich bleibt jeweils der zum Zeitpunkt der konkreten Verarbeitung aktuelle Zertifizierungs- und Rechtsstatus des eingesetzten Anbieters.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten verbleiben beim Verantwortlichen, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt oder ein berechtigtes Löschersuchen geltend gemacht wird. Bei Widerruf einer Einwilligung werden die betreffenden Daten gelöscht, sofern keine anderen rechtlich zulässigen Gründe vorliegen. Danach werden die Daten unverzüglich gelöscht.

Gesetzliche Mindestaufbewahrungsfristen: Für vertragsrelevante Daten (z.B. Anfragen mit Auftragscharakter, Buchungsbelege, Exposé-Versand, Rechnungsunterlagen) gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten:

• 6 Jahre — Handelsbriefe und kaufmännische Korrespondenz (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 u. 3 HGB)
• 10 Jahre — Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und sonstige steuerrelevante Unterlagen (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB, § 147 Abs. 1 AO)

Nach Ablauf dieser Fristen werden die betreffenden Daten gelöscht, sofern kein anderer Rechtsgrund einer Löschung entgegensteht.

9. Sicherheitsmaßnahmen und Datenminimierung

Es werden umfassende technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung zu schützen. Es werden ausschließlich die für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlichen Daten erhoben und verarbeitet (Datenminimierung). Die Sicherheitsmaßnahmen werden kontinuierlich an den Stand der Technik angepasst.

10. SSL/TLS-Verschlüsselung

Zur Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung werden dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (SSL bzw. TLS) über HTTPS verwendet. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

11. Speicherung von Nutzerinformationen in Log-Files

Bei jedem Zugriff auf die Website werden automatisch folgende Informationen in sogenannten Log-Files gespeichert:

• anonymisierte IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Referrer-URL (von welcher Website der Zugriff erfolgt)
• Verwendeter Browser und User Agent String
• Betriebssystem und Name des Access-Providers
• HTTP-Statuscode

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die erhobenen Daten werden nicht für die Identifizierung einzelner Personen oder die Erstellung von Nutzerprofilen verwendet. Nach aktuellem Stand werden Logdaten im IONOS-Webhosting mit bereits anonymisierter IP-Adresse verarbeitet und für maximal 8 Wochen bereitgehalten. Maßgeblich sind insoweit die technischen Vorgaben des Hosting-Anbieters IONOS SE.

Die im Webhosting enthaltene IONOS Webstatistik wertet diese serverseitigen Logdaten intern aus, um aggregierte Zugriffszahlen, Seitenaufrufe und Verweisquellen darzustellen. Es werden dabei keine zusätzlichen Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf den Servern der IONOS SE (Deutschland) auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Cookies

Diese Website verwendet Cookies. Das sind kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren oder Schadsoftware.

Rechtsgrundlage für technisch notwendige Cookies: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (keine Einwilligung erforderlich). Statistik-Cookies werden derzeit nicht aktiv gesetzt. Der Hinweisstatus zum Cookie-Banner wird in einem First-Party-Cookie (ge_cookie_consent) gespeichert. Sie können Ihren Browser außerdem so konfigurieren, dass keine Cookies gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint.

13. Nutzung des Kontaktformulars

Bei Fragen jeglicher Art besteht die Möglichkeit, über das auf dieser Website bereitgestellte Formular Kontakt aufzunehmen. Pflichtangabe ist der Name sowie die Telefonnummer; E-Mail-Adresse ist optional. Zur Missbrauchsverhinderung wird die IP-Adresse des Absenders im Rahmen eines technischen Rate-Limitings kurzfristig als anonymisierter Hash in einem serverseitigen Transient gespeichert und spätestens nach einer Stunde automatisch gelöscht; sie wird nicht dauerhaft gespeichert oder ausgewertet. Je nach gewähltem Anliegen können weitere anliegen-spezifische Felder erfasst werden:

• Allgemeiner Kontakt: Name (Pflicht), Telefon (Pflicht), E-Mail (optional)
• Wertermittlung: Zusätzlich Objekttyp, Wohnfläche, Baujahr, Lage/Ort
• Verkaufen: Zusätzlich Lage, Verkaufszeitraum, Preisvorstellung (optional)
• Kaufen / Suchen: Zusätzlich Region, Objektart, Budget, Wohnfläche (Mindestgröße), Zimmeranzahl, Ausstattungswünsche
• Beratung: Beratungsthema (optional, Dropdown: z.B. Verkaufszeitpunkt, Erbschaft, Strategie), bevorzugte Erreichbarkeit / Tageszeit (optional)
• Energieausweis: Zusätzlich Ausweisart, Objektort
• Marktupdate / Newsletter: Zusätzlich Wohnort / Region, Interessenschwerpunkt
• Gewerbeimmobilie: Zusätzlich Art der Gewerbefläche, Lage/Ort
• Sonstiges: Keine zusätzlichen Pflichtfelder — freie Nachricht optional

Nach Absenden des Formulars erhalten Sie eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail, sofern eine E-Mail-Adresse angegeben wurde. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und dient ausschließlich der Transaktionskommunikation. Die erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Erledigung der gestellten Anfrage regelmäßig gelöscht.

14. Anfragen per E-Mail oder Telefon

Es besteht die Möglichkeit, Anfragen per E-Mail oder telefonisch an den Verantwortlichen zu richten. Die übermittelten personenbezogenen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die Anfrage selbst) werden ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit nicht auf einen Vertrag bezogen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung per Standard-E-Mail transportbedingt Sicherheitsrisiken aufweisen kann, sofern beteiligte E-Mail-Provider keine durchgängige Transportverschlüsselung unterstützen. Für die Übermittlung besonders sensibler Unterlagen empfehlen wir daher nach Möglichkeit ein passwortgeschütztes Archiv auf getrenntem Übermittlungsweg oder den postalischen Weg.

15. Anfragen per WhatsApp

Es besteht die Möglichkeit, Anfragen per WhatsApp an den Verantwortlichen zu richten. Bitte beachten Sie, dass WhatsApp die übermittelten Daten auf Servern in den USA speichert. Daher sollten keine sensiblen Informationen über diesen Kanal übermittelt werden.

WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland (Tochterunternehmen der Meta Platforms, Inc., USA). Meta Platforms, Inc. ist nach aktuellem Stand unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) gelistet, sodass für eventuelle US-Datentransfers ein anerkannter Transfermechanismus vorliegt.
Datenschutz: whatsapp.com/legal/

Hinweis zum Adressbuch: WhatsApp wird nach interner Vorgabe möglichst nur auf Endgeräten bzw. in Konfigurationen genutzt, bei denen keine unnötige Synchronisation lokaler Kontakte erfolgt. Ungeachtet dessen liegt die weitere Datenverarbeitung innerhalb von WhatsApp/Meta außerhalb unseres unmittelbaren Einflussbereichs.

16. Untersagung der Zusendung von Werbe-E-Mails

Die Nutzung der im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung wird hiermit untersagt. Der Betreiber behält sich ausdrücklich rechtliche Schritte vor, falls es zu Verstößen kommt, insbesondere bei der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen wie Spam-E-Mails.

17. VIP-Anfragen / Interessentenprozess

Für den VIP-Zugang wird derzeit kein klassisches Benutzerkonto mit Login auf dieser Website geführt. Stattdessen können Interessenten eine Anfrage senden. Dabei werden erhoben: Name (Pflicht), E-Mail-Adresse (Pflicht), Telefon (optional), Interessenschwerpunkt / Objektart (optional), Budget (optional), Nachricht (optional). Die Angaben dienen ausschließlich dazu, Ihre Anfrage zu prüfen, Sie zu kontaktieren und Ihnen auf Wunsch passende Off-Market-Angebote vorzustellen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Kommunikation) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie freiwillige Zusatzangaben machen. Zur Missbrauchsverhinderung wird die IP-Adresse des Absenders im Rahmen eines technischen Rate-Limitings kurzfristig als anonymisierter Hash in einem serverseitigen Transient gespeichert und spätestens nach einer Stunde automatisch gelöscht. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden — durch formlose E-Mail an info@galliumestate.de. Daten aus nicht weiter verfolgten VIP-Anfragen werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

18. Markt-Report / Newsletter

Auf dieser Website besteht die Möglichkeit, den quartalsweisen Markt-Report Niederrhein zu abonnieren. Dieser Report enthält aktuelle Marktinformationen zu Immobilien in der Region Niederrhein (Preise, Trends, Analysen). Die Anmeldung erfolgt freiwillig über das eigenständige Newsletter-Anmeldeformular (verfügbar im Footer, auf der Marktseite und auf der Ressourcenseite).

Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Newsletter-Anmeldung werden folgende Daten erhoben und gespeichert: Name, E-Mail-Adresse, das im Kontaktformular gewählte Anliegen (z.B. „Marktupdate"), IP-Adresse (anonymisierter Hash), Zeitstempel der Anmeldung und Zeitstempel der Bestätigung. Das Anliegen-Feld wird ausschließlich zur internen Zuordnung der Kontextanfrage gespeichert; es findet kein Profiling statt.

Double Opt-In Verfahren (DSGVO-konform)

Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über ein Double Opt-In Verfahren: Nach dem Absenden des Formulars erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem personalisierten Link (48-Stunden-Gültigkeitsdauer). Erst nach aktivem Klick auf diesen Link wird Ihre Einwilligung als erteilt gewertet und Ihre E-Mail-Adresse in den Verteiler aufgenommen. Ohne Bestätigung erfolgt keine dauerhafte Aufnahme in den Verteiler; die hierfür technisch erforderlichen Pending-Daten werden lediglich vorübergehend für bis zu 48 Stunden gespeichert.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung). Die Einwilligung ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf die Bearbeitung Ihrer Kontaktanfrage.

Speicherdauer

Ihre Daten werden bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert. Nicht bestätigte Anmeldungen (ausstehende Double Opt-In Tokens) werden automatisch nach 48 Stunden gelöscht; der dabei serverseitig gespeicherte anonymisierte IP-Hash (Pending-Transient) wird gleichzeitig mit dem Token nach spätestens 48 Stunden automatisch entfernt. Nach Widerruf wird Ihre E-Mail-Adresse unverzüglich aus dem Verteiler entfernt.

Widerruf / Abmeldung

Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen — ohne Angabe von Gründen und ohne Nachteile:

• Per Abmelde-Link in jeder versendeten Report-E-Mail (ein Klick genügt)
• Per E-Mail an info@galliumestate.de
• Per Telefon an +49 155 11498119

Technische Umsetzung

Es wird kein externer Newsletter-Dienst (z.B. Mailchimp, CleverReach) eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich intern auf dem eigenen, in Deutschland gehosteten Server (IONOS SE). Die bestätigte Abonnentenliste wird als WordPress-Datenbankoption auf dem eigenen Server gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

19. Social Media

Auf dieser Website befinden sich ausschließlich einfache Verlinkungen zu den Social-Media-Profilen von Gallium Estate. Es sind keine Plugins, Like-Buttons oder eingebettete Elemente integriert. Eine Verbindung zu den Servern der jeweiligen Anbieter wird erst hergestellt, wenn Sie aktiv auf einen Link klicken.

Facebook & Instagram

Betreiber: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Meta ist nach aktuellem Stand unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) gelistet. Datenschutzinformationen: facebook.com/privacy/policy/

LinkedIn

Betreiber: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. LinkedIn ist nach aktuellem Stand unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) gelistet. Datenschutzinformationen: linkedin.com/legal/privacy-policy

20. Formular-Tools

Zur Datenerfassung wird ausschließlich das in WordPress integrierte Formularsystem eingesetzt. Es werden keine externen Formular-Dienste von Drittanbietern (wie z.B. Gravity Forms SaaS, Typeform o.ä.) genutzt. Formulardaten werden zunächst serverseitig über den eigenen, in Deutschland gehosteten Webserver (IONOS SE) entgegengenommen und je nach Anliegen anschließend entweder intern per E-Mail verarbeitet, lokal in WordPress gespeichert oder an die in dieser Datenschutzerklärung benannten internen Verarbeitungssysteme (z.B. Google Sheets / Power Automate) weitergeleitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Anfrageverwaltung).

21. CRM-System

Zur strukturierten Bearbeitung von Anfragen und Kontakten wird intern ein CRM-Workflow auf Basis von Google Sheets (Google Workspace) eingesetzt. Die Nutzung erfolgt, soweit die Verarbeitung für die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder die Anbahnung bzw. Durchführung einer Geschäftsbeziehung erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; im Übrigen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenverwaltung).

21b. Automatisierungsdienste (Power Automate)

Zur internen Prozessautomatisierung und Weiterleitung bestimmter Kontaktanfragen wird Microsoft Power Automate eingesetzt. Dabei werden je nach Anfrage insbesondere folgende Daten an einen Microsoft-Webhook übertragen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anliegen, Objekttyp, Wohnfläche, Baujahr, Lage/Ort, Budget, Verkaufszeitraum, Nachrichteninhalt sowie Zeitstempel. Die übertragenen Felder richten sich nach dem im Kontaktformular gewählten Anliegen. Power Automate leitet diese Daten automatisiert in unser internes CRM-System auf Basis von Google Sheets weiter und erzeugt interne Benachrichtigungen. Eine dauerhafte fachliche Ablage erfolgt im Zielsystem gemäß § 21; innerhalb von Power Automate erfolgt nur die technische Zwischennutzung zur Prozessausführung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten internen Prozesssteuerung). Microsoft Corporation ist nach aktuellem Stand unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) gelistet.

22. CDN-Service

Zur Bereitstellung einzelner JavaScript-Bibliotheken (derzeit insbesondere Leaflet für Kartendarstellungen) wird auf einzelnen Seiten das CDN cdnjs (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA) verwendet. Eine Verbindung zu Cloudflare wird dabei erst hergestellt, wenn die jeweilige Funktion durch Sie aktiv freigegeben bzw. ausgelöst wird (z.B. durch das Entsperren einer Karte). Dabei kann Ihre IP-Adresse an Cloudflare übertragen werden. Cloudflare ist nach aktuellem Stand unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) gelistet. Soweit der Abruf erst nach Ihrer aktiven Freigabe erfolgt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer technisch stabilen Bereitstellung). Weitere Informationen: cloudflare.com/privacypolicy

23. Verarbeitung von Adressdaten für Postwerbung

Über diese Website erfolgt keine eigenständige, automatisierte Erhebung von Adressdaten zum Zweck der Postwerbung. Soweit im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung ausnahmsweise postalische Kommunikation erfolgt, richtet sich deren Zulässigkeit nach den allgemeinen gesetzlichen Vorgaben; ein Widerspruch ist jederzeit möglich.

24. Verarbeitung von Kunden- und Vertragsdaten

Personenbezogene Kunden- und Vertragsdaten werden zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung und Änderung der Vertragsbeziehungen erhoben, verarbeitet und genutzt. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung), lit. c (rechtliche Verpflichtungen) und lit. f (berechtigte Interessen) DSGVO. Die erhobenen Kundendaten werden nach Abschluss des Auftrags und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

25. Abschluss von Verträgen über Dienstleistungen

Beim Abschluss von Verträgen über Dienstleistungen oder digitale Inhalte erhebt und verarbeitet der Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten, um die vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO. Die erhobenen Daten werden ausschließlich für die Durchführung der Verträge genutzt und nach Abschluss des Vertragsverhältnisses sowie Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

25b. Geldwäscheprävention (GwG)

Als Immobilienmakler unterliegt Gallium Estate UG den Pflichten des Geldwäschegesetzes (§ 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG). Im Rahmen der gesetzlichen Sorgfaltspflichten werden Identitätsdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Ausweisdaten) von Auftraggebern und wirtschaftlich Berechtigten erhoben und für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von 5 Jahren nach Beendigung der Geschäftsbeziehung aufbewahrt (§ 8 Abs. 4 GwG). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung). Eine Weitergabe an die zuständigen Behörden (z.B. Financial Intelligence Unit) erfolgt bei begründetem Verdacht.

26. Interessentenqualifizierung

Im Rahmen der vorvertraglichen Zusammenarbeit kann es erforderlich sein, die Ernsthaftigkeit und Finanzierbarkeit eines Kaufinteresses zu prüfen. Dies erfolgt ausschließlich auf freiwilliger Basis im persönlichen Gespräch — nicht über das Kontaktformular. Dabei kann eine Selbstauskunft erbeten werden. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Auskunfteien (z.B. SCHUFA) erfolgt nur mit ausdrücklicher Einwilligung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

27. Google Fonts

Auf dieser Website werden Google Fonts verwendet. Um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten, werden die Google Fonts lokal auf dem eigenen Server gehostet. Dadurch wird keine Verbindung zu den Servern von Google hergestellt und es erfolgt keine Übertragung Ihrer IP-Adresse an Google. Ihre Daten bleiben vollständig auf dem Server des Verantwortlichen.

28. Karten-Dienste

OpenStreetMap & Leaflet

Auf einzelnen Immobilien-Detailseiten wird eine Lagekarte über OpenStreetMap (OSMF, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, UK) und die JavaScript-Bibliothek Leaflet bereitgestellt. Die Karteninhalte werden erst geladen, wenn Sie diese aktiv per Klick entsperren. Mit dem Klick willigen Sie in die Übertragung Ihrer IP-Adresse an OpenStreetMap sowie an das für Leaflet genutzte CDN ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Falls zu einem Objekt noch keine Koordinaten hinterlegt sind, kann serverseitig eine Geokodierungsanfrage an den Dienst Nominatim/OpenStreetMap erfolgen, um aus der Objektadresse ungefähre Kartendaten abzuleiten. Weitere Informationen: OpenStreetMap Datenschutzrichtlinie

28b. KI-gestützte Marktwertabschätzung (Google Gemini)

Der KI-Marktwertgenerator auf der Seite „Wertermittlung & Gutachten" übermittelt ausschließlich anonyme Objektdaten (Objekttyp, PLZ/Ort, Wohnfläche, Baujahr, Zustand, technische Ausstattungsmerkmale sowie einen neutralisierten Bewertungszweck) an die Google Gemini API zur Berechnung einer Preisspanne. Es werden keine Personendaten übermittelt — kein Name, keine E-Mail, keine Telefonnummer, keine vollständige Adresse, kein sensitiver Bewertungsanlass im Klartext. Sensible Anlässe wie Erbschaft oder Scheidung werden technisch vor der Übermittlung automatisch neutralisiert (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Anbieter: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA — nach aktuellem Stand unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines orientierenden Bewertungstools). Es werden bewusst nur minimierte, nicht personenbezogene Objektdaten an die API übermittelt. Die konkrete weitere Verarbeitung innerhalb der Google-Infrastruktur richtet sich nach den jeweils geltenden Vertrags- und Datenschutzinformationen des Anbieters und liegt außerhalb unseres unmittelbaren Einflussbereichs. Details: policies.google.com/privacy.

Der Abruf der KI-Antwort erfolgt grundsätzlich serverseitig. Falls der Hosting-Anbieter diese Verbindung technisch blockiert, kann die Anfrage ausnahmsweise direkt aus dem Browser des Nutzers an Google übertragen werden, um die Funktion dennoch bereitzustellen. Auch in diesem Fall werden nach aktuellem Stand nur die oben beschriebenen anonymen Objektdaten übermittelt. Der dafür eingesetzte API-Schlüssel ist ausschließlich für die eigene Domain beschränkt und dient nicht der Identifikation einzelner Nutzer.

Die KI-Abschätzung ist keine Wertermittlung im Sinne der ImmoWertV und kein Gutachten. Sie dient ausschließlich der ersten Orientierung.

Hinweis: Die Neutralisierung sensibler Bewertungsanlässe erfolgt technisch auf Basis strukturierter Dropdown-Felder. Bitte vermeiden Sie es, im optionalen Freitextfeld der nachgelagerten Bewertungsanfrage besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) einzutragen — diese könnten andernfalls im Klartext per E-Mail übermittelt werden.

Nach Anzeige der KI-Abschätzung besteht optional die Möglichkeit, eine persönliche Bewertung anzufragen. In diesem Fall werden Name und eine Kontaktmöglichkeit (Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) sowie ein optionaler Freitext erhoben und ausschließlich per E-Mail an den Verantwortlichen weitergeleitet. Es erfolgt keine Speicherung in einer Datenbank. Die anonym erfassten Objektdaten der vorangegangenen KI-Abschätzung (PLZ, Objekttyp, Wohnfläche, Baujahr) werden zur Einordnung der Anfrage mitgeteilt; diese Objektdaten wurden zu keiner Zeit mit Personendaten verknüpft. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Zur Missbrauchsverhinderung wird die IP-Adresse als Hash in einem technischen Transient (max. 1 Stunde) gespeichert und danach automatisch gelöscht.

29. Kundenservice-Tool

Der Kundenservice erfolgt über direkte Kontaktkanäle (E-Mail, Telefon, WhatsApp), die in den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung dokumentiert sind (§ 14 E-Mail & Telefon, § 15 WhatsApp). Es wird kein separates externes Kundenservice-Tool eingesetzt. Die technische Infrastruktur für E-Mail-Kommunikation stellt IONOS SE bereit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland
ionos.de/terms-gtc/terms-privacy

30. Lead-Generierungs-Tool

Die Identifikation potenzieller Kunden erfolgt ausschließlich über die auf dieser Website integrierten Kontaktformulare und Direktkontakte (E-Mail, Telefon, WhatsApp). Es wird kein dediziertes externes Lead-Generierungstool (wie z.B. Leadinfo, Visitor Queue o.ä.) eingesetzt, das Besucher ohne aktive Kontaktaufnahme identifizieren würde. Die Verarbeitung von Kontaktdaten im Rahmen der Kundengewinnung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Neukundengewinnung).

Für Ressourcen-Downloads (Protokollvorlagen, Checklisten) auf der Ressourcen-Seite wird ein anonymer Nutzungslog gespeichert: Es werden ausschließlich Datei-Slug und Datum erfasst — keine IP-Adresse, kein Name, keine E-Mail. Der Log dient der internen Optimierung und wird automatisch nach 90 Tagen bereinigt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Nutzungsstatistiken).

31. Bewerbungsdaten-Erfassung

Diese Website setzt ein Bewerbungsformular ein, um Bewerbungen auf offene Stellen zu ermöglichen. Pflichtangaben sind derzeit: gewünschte Stelle, Name und E-Mail-Adresse. Optional können Sie zusätzlich Telefonnummer, eine kurze Motivationsnachricht sowie einen Lebenslauf (PDF/DOC/DOCX, max. 5 MB) hochladen. Optional hochgeladene Bewerbungsunterlagen werden auf dem eigenen Server im Verzeichnis wp-uploads/ge-bewerbungen/ gespeichert. Führt die Bewerbung zum Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften weiterverarbeitet (Rechtsgrundlage: § 26 BDSG). Endet das Verfahren mit einer Absage, werden die Daten spätestens nach sechs Monaten gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung rechtlich erforderlich oder mit Ihnen abgestimmt ist. Zur Missbrauchsverhinderung wird die IP-Adresse des Absenders im Rahmen eines technischen Rate-Limitings kurzfristig als Hash in einem serverseitigen Transient gespeichert und spätestens nach einer Stunde gelöscht.

32. Exposé-Anfragen und Token-System

Beim Anfordern eines Immobilien-Exposés werden personenbezogene Daten (Name, E-Mail, Telefon, DSGVO-Einwilligung) in einer internen Datenbanktabelle (wp_ge_expose_tokens) auf dem eigenen Server gespeichert. Es wird ein einmaliger Zugriffstoken generiert und per E-Mail zugesandt; der Versand erfolgt über die E-Mail-Infrastruktur von IONOS SE. Der Link zum Abruf des Exposés ist 48 Stunden gültig; nach Ablauf wechselt der Token-Status auf „abgelaufen". Nicht abgerufene Token werden spätestens nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Ausstehende (noch nicht versendete) Token werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Bereits versendete / bestätigte Token werden nach 6 Monaten anonymisiert (Name und E-Mail werden entfernt, statistische Metadaten bleiben erhalten). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf dem eigenen Server (IONOS SE) — keine weiteren Drittanbieter sind involviert.

Für allgemeine PDF-Downloads (Marktberichte, Ratgeber) gilt § 38 dieser Datenschutzerklärung.

33. Terminvereinbarung

Terminanfragen (Erstgespräch, Besichtigung) erfolgen über das allgemeine Kontaktformular (§ 13) mit dem Anliegen „Beratung" oder direkt per E-Mail und Telefon (§ 14). Es wird kein separates Buchungssystem oder Kalender-Tool eines Drittanbieters eingesetzt. Die dabei erhobenen Daten und die Rechtsgrundlage entsprechen dem jeweiligen Kontaktkanal. Buchungsbezogene Daten werden nach dem Gesprächstermin innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine weitere Geschäftsbeziehung begründet wird. Soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten einschlägig sind (§ 147 AO, § 257 HGB), gelten die gesetzlichen Fristen.

34. Lokaler Speicher (Browser)

Diese Website nutzt localStorage des Browsers ausschließlich lokal auf Ihrem Endgerät für folgende Zwecke:

• Merkliste (Schlüssel: ge_merkliste): Speicherung von Immobilien-Favoriten bis zur manuellen Löschung — verbleibt ausschließlich auf Ihrem Gerät.
• Formularentwürfe (Schlüssel: ge_protokoll_draft): Zwischenspeicherung von Besichtigungsprotokoll-Entwürfen im Browser. Die Entwürfe verbleiben ausschließlich auf Ihrem Gerät und werden nicht an Server übertragen. Manuell löschbar über die Browser-Einstellungen.

Zusätzlich werden folgende sessionStorage-Einträge gesetzt (werden beim Schließen des Browsertabs automatisch gelöscht):

• Overlay-Status (Schlüssel: ge_exit_dismissed, ge_exit_shown): Verhindert, dass das Exit-Intent-Overlay in derselben Sitzung mehrfach erscheint. Kein Personenbezug.
• Ansicht-Präferenz (Schlüssel: gl_view): Speichert die gewählte Listenansicht (Raster/Liste) auf der Immobilienübersicht. Kein Personenbezug.
• Formular-Vorbefüllung (Schlüssel: ge_exit_prefill): Kurzzeitige Übernahme von Vorab-Angaben aus dem Exit-Intent-Overlay in das Kontaktformular. Der Eintrag wird nach Übernahme wieder entfernt.

Die Einwilligungs- bzw. Hinweisentscheidung zum Cookie-Banner wird nicht in localStorage, sondern in einem First-Party-Cookie (ge_cookie_consent) gespeichert. Im Übrigen verbleiben die hier genannten localStorage- und sessionStorage-Daten ausschließlich auf Ihrem Gerät und werden nicht an unsere Server übertragen. Löschung jederzeit über die Browser-Einstellungen möglich. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch erforderlicher Zugriff auf Endgerätespeicher ohne Einwilligung) sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Komfort und Funktionsfähigkeit).

35. Exit-Intent-Overlay (Schnellkontakt)

Beim Verlassen der Website (Mausbewegung aus dem Browserfenster oder nach 40 Sekunden auf Mobilgeräten) kann ein Schnellkontakt-Overlay erscheinen. Darin können optional angegeben werden: Name (Pflicht), PLZ der Immobilie (optional), Telefonnummer (optional).

Das Formular leitet bei Absenden auf das Kontaktformular weiter. Die eingegebenen Angaben werden ausschließlich kurzzeitig im Browser-Sitzungsspeicher (sessionStorage) des Endgeräts zwischengespeichert, um das Formular auf der Kontaktseite vorzubefüllen. Eine Übertragung dieser Vorab-Angaben per URL findet nicht statt. Die weitere Datenverarbeitung erfolgt erst nach dem aktiven Absenden des Kontaktformulars (§ 13).

Die Zwischenspeicherung im Browser wird nach der Übernahme in das Kontaktformular bzw. spätestens mit dem Schließen des Browsertabs gelöscht. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen, datensparsamen Kontaktanbahnung).

Der Anzeige-Status des Overlays wird sitzungsbezogen im sessionStorage gespeichert (Schlüssel: ge_exit_dismissed, ge_exit_shown) und beim Schließen des Tabs automatisch gelöscht — kein Personenbezug, keine Serverübertragung.

36. Ankauf-Anfragen

Eigentümer, die ihre Immobilie direkt an Gallium Estate veräußern möchten, können über das Ankauf-Formular Kontakt aufnehmen. Dabei werden nur die für eine erste Einschätzung erforderlichen Angaben erhoben:

• Name (Pflicht), Telefon (Pflicht), E-Mail (optional)
• Immobilientyp (Pflicht), Ort/PLZ (Pflicht), Verkaufszeitraum (optional)
• Freitext zur Immobilie oder Situation (optional)
• Datei-Upload: Fotos, Grundrisse und Unterlagen (JPG/PNG/PDF/DOC/DOCX, optional, bis zu 8 Dateien mit jeweils max. 10 MB)

Die hochgeladenen Dateien werden serverseitig in einem temporären Verzeichnis (wp-uploads/ge-ankauf-tmp/) zwischengespeichert, unmittelbar per E-Mail weitergeleitet und nach erfolgreichem Versand automatisch gelöscht. Im Fehlerfall verbleiben Dateien maximal bis zum nächsten manuellen Löschdurchlauf. Es findet keine dauerhafte Speicherung von Anhängen auf dem Server statt. Interne Statusprotokolle zum Ankauf werden datensparsam ohne gesonderte dauerhafte Speicherung von Name oder Telefonnummer geführt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer im Rahmen der dokumentierten Auftragsverarbeitung (§ 3). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen / Vertragsanbahnung). Daten werden nach Ablehnung des Ankaufs oder Abschluss des Vertrags unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

37. Kurzzeitmiete-Buchungen

Für Kurzzeitmiete-Objekte (Ferienwohnungen, Monteurswohnungen) bietet diese Website eine direkte Buchungsmöglichkeit. Dabei werden erhoben und in der internen Datenbanktabelle wp_ge_kvz_bookings gespeichert:

• Vorname, Nachname (Pflicht)
• E-Mail-Adresse (Pflicht)
• Telefonnummer (optional)
• Firma (optional)
• Objekt, Check-in/Check-out-Datum, Personenanzahl
• Anmerkungen / Sonderwünsche (optional)
• Preis pro Nacht und Gesamtpreis
• IP-Adresse (zur Spam-Prävention; wird unabhängig von den übrigen Buchungsdaten nach 90 Tagen gelöscht, nicht mit der gesetzlichen 10-Jahres-Frist aufbewahrt)
• Buchungsstatus, Buchungstoken, Zeitstempel

Nach Bestätigung der Buchung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Eine Bestätigungsbenachrichtigung geht an den Verantwortlichen. Zur Missbrauchsverhinderung wird die IP-Adresse des Absenders zudem im Rahmen eines technischen Rate-Limitings kurzfristig als Hash in einem serverseitigen Transient gespeichert und spätestens nach einer Stunde automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Buchungsdaten werden nach Ablauf des Mietverhältnisses unter Beachtung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht (§ 147 AO, § 257 HGB, bis zu 10 Jahre).

Die gespeicherte IP-Adresse in der Buchungstabelle wird ausschließlich zur Spam-Prävention und Missbrauchsverfolgung genutzt und nach 90 Tagen gelöscht, sofern kein Streitfall vorliegt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

38. PDF-Download-Anfragen (Lead-Gate)

Bestimmte Dokumente (z.B. Marktberichte, Ratgeber-PDFs) sind nur nach Angabe einer E-Mail-Adresse abrufbar. Dabei werden erhoben:

• E-Mail-Adresse (Pflicht)
• Dokument-Titel (automatisch)
• Zeitstempel (automatisch)

Die Daten werden intern in einem WordPress-Options-Eintrag (ge_pdf_leads, begrenzt und regelmäßig bereinigt) gespeichert und per E-Mail an den Verantwortlichen übermittelt. Eine gesonderte Speicherung der IP-Adresse im Lead-Datensatz erfolgt nicht. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt, spätestens nach 12 Monaten.